Factuureisen: wat moet er verplicht op een factuur?
Een correcte factuur is verplicht en voorkomt gedoe met de Belastingdienst. Dit moet er volgens de wet altijd op staan.
Als ondernemer stuurt u dagelijks facturen, maar voldoen ze ook echt aan de wettelijke eisen? Een factuur is meer dan een rekening: het is een officieel document waaraan de Belastingdienst eisen stelt. Klopt er iets niet, dan kan uw klant de btw mogelijk niet aftrekken en kunt u zelf problemen krijgen bij een controle. In dit artikel zetten we op een rij wat er verplicht op een factuur hoort te staan.
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
De Belastingdienst schrijft een vaste set gegevens voor. Ontbreekt er iets, dan is de factuur strikt genomen niet geldig. Houd onderstaande lijst aan als checklist voordat u verzendt.
- Een doorlopend factuurnummer dat uniek is en niet overgeslagen mag worden
- De factuurdatum
- Volledige naam- en adresgegevens (NAW) van uw onderneming én van uw klant
- Uw btw-identificatienummer en, bij zakelijke klanten, dat van uw klant
- Uw KvK-nummer
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten en het aantal
- De datum waarop de levering of dienst plaatsvond
- Het bedrag exclusief btw
- Het gehanteerde btw-tarief (0%, 9% of 21%) en het btw-bedrag per tarief
- Het totaalbedrag inclusief btw
Doorlopende nummering
Factuurnummers moeten een logische, opvolgende reeks vormen. U mag per jaar of per administratie opnieuw beginnen, maar gaten of dubbele nummers vallen op bij een controle. Houd het simpel en consequent.
Bewaarplicht: zeven jaar
Verstuurde én ontvangen facturen vallen onder de fiscale bewaarplicht. In Nederland geldt indicatief een bewaartermijn van zeven jaar voor uw administratie. Voor gegevens over onroerend goed geldt zelfs een langere termijn. Bewaren mag digitaal, zolang de factuur authentiek en leesbaar blijft. Een gescande of als pdf opgeslagen factuur is dus prima.
Btw verleggen of 0%: let op de vermelding
Niet op elke factuur staat een btw-bedrag. In bepaalde situaties wordt de btw verlegd naar uw klant, bijvoorbeeld bij levering aan een andere ondernemer binnen de EU of in de bouw. U brengt dan geen btw in rekening, maar moet dat wel expliciet vermelden.
- Bij verlegde btw: vermeld de tekst 'btw verlegd' en het btw-nummer van uw klant
- Bij een intracommunautaire levering binnen de EU: vermeld beide btw-identificatienummers
- Bij het 0%-tarief (bijvoorbeeld export buiten de EU): vermeld dat het 0%-tarief van toepassing is
De vereenvoudigde factuur
Voor kleine bedragen mag u een vereenvoudigde factuur opstellen. Die geldt indicatief voor facturen tot een bepaald drempelbedrag (de exacte grens wordt door de wetgever vastgesteld). Een vereenvoudigde factuur hoeft minder gegevens te bevatten, maar moet nog altijd uw naam, de datum, een omschrijving en het te betalen btw-bedrag tonen. Denk aan kassabonnen in de horeca of detailhandel. Bij verkoop aan zakelijke klanten die btw willen aftrekken, is een volledige factuur meestal verstandiger.
Wat gaat er mis bij een onjuiste factuur?
Een onvolledige of foutieve factuur is geen kleinigheid. De belangrijkste risico's:
| Probleem | Gevolg |
|---|---|
| Btw-nummer ontbreekt of klopt niet | Uw klant kan de btw mogelijk niet aftrekken |
| Geen doorlopende nummering | Verdenking van onvolledige administratie bij controle |
| Omschrijving te vaag | Discussie over aftrekbaarheid van de kosten |
| Onjuist btw-tarief | Naheffing en mogelijk een boete |
Vraagt uw klant om een correctie, herstel dan met een creditfactuur en stuur een nieuwe, juiste factuur. Een eenmaal verstuurd factuurnummer past u niet meer aan.
Twijfelt u over uw eigen situatie? Als boekhouder in Hilversum kijken we er graag vrijblijvend met u naar. Plan een kennismaking — binnen 30 minuten weet u waar u aan toe bent.
Dit artikel is met zorg samengesteld en bedoeld als algemene informatie, geen persoonlijk fiscaal advies. Bedragen, tarieven en regels worden jaarlijks aangepast. Wagt Finance houdt de actuele cijfers voor u bij — vraag het ons gerust voor uw eigen situatie.
Liever uit handen geven?
Als boekhouder in Hilversum regelen we uw administratie, belastingaangiften en subsidies tegen een vaste prijs. Plan een vrijblijvende kennismaking.
Neem contact op