Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar?

Als ondernemer maakt u kosten om uw onderneming draaiende te houden. Veel van die kosten mag u aftrekken van uw winst, waardoor u minder belasting betaalt. Maar niet elke uitgave telt volledig mee, en sommige zijn helemaal niet aftrekbaar. In dit artikel zetten we de spelregels op een rij, zodat u als ondernemer in Hilversum of elders in 't Gooi precies weet waar u aan toe bent.

De hoofdregel: zakelijk of niet?

Het uitgangspunt is eenvoudig: kosten zijn aftrekbaar als ze een zakelijk belang dienen. Maakt u een uitgave met het oog op uw onderneming, dan mag die in beginsel van de winst af. Privé-uitgaven horen daar niet bij. De praktijk zit echter vol nuances, want sommige kosten zijn maar deels aftrekbaar en sommige helemaal niet.

Volledig, deels of niet aftrekbaar

We onderscheiden grofweg drie categorieën. Volledig aftrekbare kosten zijn zuiver zakelijk, zoals inkoop, software of een vakopleiding. Bij kosten met een gemengd karakter — denk aan eten, drinken en representatie — geldt vaak een aftrekbeperking. En een aantal kosten is per definitie uitgesloten.

Gemengde kosten: telefoon en werkruimte

Lastig zijn de zogeheten gemengde kosten: uitgaven die u zowel zakelijk als privé gebruikt. Een mobiele telefoon is daar een goed voorbeeld van. Gebruikt u die deels privé, dan trekt u alleen het zakelijke deel af. Voor een werkruimte thuis gelden strikte voorwaarden; vaak is een werkkamer in uw eigen woning fiscaal niet of slechts beperkt aftrekbaar, tenzij die een zelfstandige ruimte vormt met eigen ingang en voorzieningen.

Investeringen en afschrijven

Koopt u iets duurs dat u meerdere jaren gebruikt — zoals een laptop, machine of inrichting — dan mag u dat meestal niet in één keer aftrekken. In plaats daarvan schrijft u af: u verdeelt de kosten over de jaren dat u het bedrijfsmiddel gebruikt. Voor kleinere aanschaffen onder een bepaalde grens geldt dat u ze wél direct als kosten mag opvoeren. Bij grotere investeringen kunt u soms ook recht hebben op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA).

• Klein bedrijfsmiddel onder de drempel: direct aftrekbaar
• Duurder bedrijfsmiddel: afschrijven over meerdere jaren
• Mogelijk extra voordeel via investeringsaftrek (KIA)

Btw versus winst: twee verschillende zaken

Een veelgemaakte denkfout is btw en aftrekbare kosten door elkaar halen. Het zijn twee aparte regelingen. De btw die u over zakelijke inkopen betaalt (voorbelasting) verrekent u via uw btw-aangifte. Of een uitgave aftrekbaar is van de winst, beoordeelt u apart voor de inkomstenbelasting. Een kostenpost kan dus volledig btw-aftrekbaar zijn maar slechts deels aftrekbaar van de winst, of andersom.

Bewaarplicht: hou uw bonnen

Zonder bewijs geen aftrek. U bent wettelijk verplicht uw administratie — inclusief bonnen, facturen en bankafschriften — zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt zelfs een langere termijn. Een digitale kopie van een bon volstaat meestal, mits goed leesbaar en bewaard.

Conclusie

De grote lijn is goed te onthouden: zakelijke kosten zijn aftrekbaar, privékosten niet, en daartussen zit een grijs gebied met aftrekbeperkingen en afschrijvingsregels. Twijfelt u bij een specifieke uitgave, dan is het verstandig dat vooraf na te vragen — dat voorkomt correcties en discussies achteraf.

Twijfelt u over uw eigen situatie? Als boekhouder in Hilversum kijken we er graag vrijblijvend met u naar. Plan een kennismaking — binnen 30 minuten weet u waar u aan toe bent.